۴ بهترین نرم افزار بایگانی در ایران+ نکات استفاده

نرم افزارهای بایگانی در اکثر ادارات کاربرد دارد. ناگفته نماند که مهمترین مزیت اینگونه نرم افزارها امکان جستجوی مدارک در بین انبوهی از مدارک به راحتی و آسانی وجود دارد. همچنین این نرم افزارها علاوه بر اینکه به صرفه تر هستند، باعث صرفه جویی در مصرف کاغذ نیز می شوند. در این مقاله شما را با ۴ تا از بهترین نرم افزارهای بایگانی در ایران که کاربرد بیشتری دارند آشنا می نماییم.

نکات، اصول و ترفندهای نرم‌افزارهای بایگانی

نرم‌افزارهای بایگانی برای ثبت، دسته‌بندی، نگهداری و بازیابی سریع اسناد و فایل‌ها استفاده می‌شوند. هدف اصلی این است که پیدا کردن یک سند بعد از چند ماه یا چند سال آسان باشد.

1. ساختار بایگانی را قبل از ورود اطلاعات مشخص کنید

پوشه‌ها و دسته‌ها را از ابتدا منطقی بسازید؛ مثلاً:

مالی → فاکتورها → سال 1405

یا:

پروژه‌ها → نام پروژه → قراردادها / نقشه‌ها / مکاتبات

ساختار نامرتب در آینده جستجو را سخت می‌کند.

2. نام فایل‌ها استاندارد باشد

به‌جای نام‌هایی مثل:

scan001.pdf

از نام واضح استفاده کنید:

قرارداد-شرکت-الف-1405-05-20.pdf

بهتر است یک روش نام‌گذاری ثابت برای همه کاربران تعریف شود.

3. از مشخصات جانبی سند استفاده کنید

فقط نام فایل کافی نیست. برای هر سند اطلاعاتی مانند این موارد ثبت کنید:

• شماره سند
• تاریخ
• موضوع
• نام مشتری یا سازمان
• واحد مربوطه
• نوع سند
• پروژه
• وضعیت سند

این اطلاعات پیدا کردن فایل را بسیار سریع‌تر می‌کنند.

4. جستجو را جدی بگیرید

یکی از مهم‌ترین امکانات نرم‌افزار بایگانی، جستجو است. بهتر است کاربران بتوانند با:

نام، شماره، تاریخ، موضوع، کلمه کلیدی و نوع سند

فایل را پیدا کنند.

5. اسناد اسکن‌شده باید خوانا باشند

هنگام اسکن:

• صفحه صاف باشد.
• متن تار نباشد.
• صفحات ناقص اسکن نشوند.
• جهت صفحات درست باشد.
• کیفیت را بیش از حد کم نکنید.

فایل بسیار باکیفیت هم ممکن است حجم غیرضروری ایجاد کند؛ باید بین کیفیت و حجم تعادل برقرار شود.

6. از OCR در صورت نیاز استفاده کنید

تشخیص متن از روی تصویر (OCR) می‌تواند نوشته‌های داخل اسناد اسکن‌شده را قابل جستجو کند.

این قابلیت برای قراردادها، نامه‌ها و پرونده‌های حجیم بسیار مفید است، ولی نتیجه آن باید کنترل شود؛ مخصوصاً برای متن فارسی یا اسکن‌های کم‌کیفیت.

7. سطح دسترسی تعریف کنید

همه کاربران نباید به همه اسناد دسترسی داشته باشند.

مثلاً:

• کاربر عادی: مشاهده
• مسئول بایگانی: ثبت و ویرایش
• مدیر: مشاهده همه بخش‌ها
• مدیر سیستم: مدیریت کاربران و تنظیمات

اسناد مالی، حقوقی و منابع انسانی معمولاً به محدودیت بیشتری نیاز دارند.

8. نسخه پشتیبان ضروری است

بایگانی دیجیتال بدون Backup یا نسخه پشتیبان خطرناک است.

بهتر است نسخه پشتیبان:

• منظم گرفته شود.
• فقط روی همان کامپیوتر اصلی نباشد.
• در چند محل امن نگهداری شود.
• هرچند وقت یک‌بار بازیابی آن آزمایش شود.

9. فایل تکراری ایجاد نکنید

قبل از ثبت سند جدید بررسی کنید همان فایل قبلاً وارد نشده باشد. فایل‌های تکراری باعث سردرگمی و افزایش حجم بایگانی می‌شوند.

10. نسخه‌های مختلف یک سند را مدیریت کنید

اگر قرارداد یا نقشه چندبار اصلاح می‌شود، بهتر است نسخه‌ها مشخص باشند:

V1
V2
Final

یا نرم‌افزار قابلیت کنترل نسخه داشته باشد.

هرگز چند فایل با نام‌هایی مثل «نهایی»، «نهایی جدید» و «نهایی آخر» ایجاد نکنید.

11. تاریخ و شماره سند را دقیق ثبت کنید

یک اشتباه کوچک در تاریخ یا شماره پرونده ممکن است بعدها پیدا کردن سند را دشوار کند.

در اطلاعات مهم بهتر است از فهرست‌های انتخابی و قالب‌های استاندارد استفاده شود تا خطای تایپی کمتر شود.

12. حذف اسناد باید کنترل‌شده باشد

بهتر است حذف دائمی فایل فقط در اختیار افراد مشخص باشد و در صورت امکان، سابقه حذف و تغییرات ثبت شود.

13. بایگانی را دوره‌ای پاک‌سازی کنید

هر چند وقت یک‌بار موارد زیر بررسی شوند:

• فایل‌های تکراری
• اطلاعات ناقص
• فایل‌های بدون دسته‌بندی
• کاربران غیرفعال
• اسناد منقضی‌شده
• فایل‌های خراب

14. امنیت فقط رمز عبور نیست

برای بایگانی حرفه‌ای به این موارد توجه کنید:

رمز عبور قوی + سطح دسترسی + نسخه پشتیبان + ثبت فعالیت کاربران + محافظت از سرور و شبکه

پست مشابه: دانلود ۸ درس کاربردی آموزش تجزیه و تحلیل اطلاعات با نرم افزار آماری SAS

۱- نرم افزار بایگانی اسناد یگانه:

نرم افزار بایگانی اسناد یگانه نرم افزاری است پرسرعت، قدرتمند و با کاربری بسیار آسان، جهت استفاده در بایگانی سازمان ها، آموزشگاه ها و شرکت های مختلف با قابلیت های مناسب.

امکانات نرم افزار:

1. امکان ثبت پرونده با مشخصات اولیه (Header)
2. امکان دسته بندی پرونده ها بر اساس موضوع پرونده
3. امکان الصاق پیوست های مختلف به یک پرونده
4. امکان امانت دهی یک سند
5. تعریف فرمت پیوست ها
6. امکان دسته بندی پرونده ها در زونکن های مختلف
7. امکان مدیریت چند بایگانی مختلف در نرم افزار
8. امکانات مدیریت نرم افزار(کاربران واطلاعات)

۲- نرم‌افزار اسناد دیدگاه چارگون

هر مجموعه و سازمانی روشی را برای بایگانی اسناد و مدارک خود انتخاب می کند. نرم افزار کامیشا بهترین و کاملترین نرم افزار بایگانی اسناد و اتوماسیون اداری است که برای همه مشاغل مناسب می باشد. امکانات و قابلیت های این برنامه عبارتند از:

1. امکان افزودن ۹۹ آیتم به فرم دلخواه
2. افزودن نامحدود فرم به برنامه و طراحی آنها
3. استفاده از فرم های آماده از قالب های فرم موجود در برنامه
4. امکان افزودن نامحدود پوشه کاری به برنامه
5. اتوماسیون اداری شامل کارتابل , ارسال نامه و ارجاع آن
6. تعریف چارت سازمانی و پرسنل ، سطح دسترسی کاربران به برنامه
7. ادغام کامل برنامه ورد در محیط برنامه ، ثبت الگوی ورد، گزارش ورد
8. دفتر تلفن هوشمند و اختصاصی , آرشیو اطلاعات جهت ثبت سریع اسناد
9. موتور اختصاصی گزارش ساز , نمودارهای متنوع , سرعت بالای کار
10. قابلیت ثبت صدها هزار سند با حداکثر کارایی و قدرت

۳- نرم افزار مدیریت اسناد دیدگاه 

نرم‌افزار مدیریت مستندات دیدگاه، که توسط شرکت نرم‌افزاری چارگون توسعه یافته است، یکی از محصولات برجسته این شرکت است. چارگون از سال ۱۳۷۷ فعالیت خود را آغاز کرده و با ۲۳ سال سابقه، در زمینه ارائه خدمات و راهکارهای فناوری اطلاعات برای نرم‌افزارهای سازمانی در ایران تجربه‌ای گسترده دارد. نرم‌افزار اسناد دیدگاه به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات را متمرکز کرده و آرشیوی یکپارچه از اسناد، فایل‌ها و داده‌های خود ایجاد کنند.

ویژگی های مهم نرم افزار:

• یکپارچگی و اتصال به نرم افزارهای اتوماسیون اداری، مکاتبات و جلسات
• امکان ایجاد الگوهای مختلف اسناد بر اساس نیازهای مختلف اسناد سازمانی
• امکان ایجاد پرونده‌ها جهت نگهداری اسناد سازمانی
• امکان تعریف سطوح دسترسی کاربران بر اساس الگوهای اسناد
• امکان تعریف متادیتاها بر روی سند و نگهداری نسخه‌های مختلف یک سند
• امکان تعریف الگوهای شماره‌دهی اسناد سازمان
• امکان تعریف برچسب‌ها بر روی اسناد و پرونده‌ها و جستجو بر اساس برچسب‌های ایجاد شده
• امکان مشاهده اسناد در پرونده‌ها بر اساس مجوزهای مربوطه
• امکان اعطای مجوزهای لازم جهت دسترسی کاربران به اسناد
• امکان تعریف اتوماتیک و دستی و تعیین تاریخ اعتبار سیاست‌های انقضاء و امحاء اسناد سازمانی
• امکان تعریف سمت‌های ناظر برای دسترسی به اسناد الگوهای اسناد سازمانی
• امکان اعطای مجوزهای مربوط به سیاست‌های انقضاء و امحای اسناد سازمانی به افرادی خاص در سازمان

همچنین بخوانید: ۴ تا از بهترین نرم افزارهای داروخانه برای مدیریت بهتر

۴- نرم‌افزار مدیریت مستندات فراگستر

سامانه جامع آرشیو اسناد و مدیریت محتوای سازمانی سگال سان، محصول هوش مصنوعی رایورز، یکی از نرم افزارهای مدیریت و بایگانی فرم ها و اسناد تولید شده در داخل کشور توسط متخصصین ایرانی است. ویژگی های زیر بیان کننده مشخصات محیط کار این برنامه می باشد.

1. دارا بودن قویترین OCR فارسی
2. طراحی شده به صورت کاملا تحت وب
3. کاملا فارسی در محیط سیستم های عامل پشتیبانی کننده از Unicode
4. قابل استفاده به عنوان آرشیو فنی ، اداری ، مالی و پرسنلی
5. قابل استفاده به عنوان کتابخانه الکترونیک
6. استفاده از تمام قابلیت های برنامه از راه دور و از طریق وب
7. امکان بالقوه استفاده سیستم تشخیص اثر انگشت بجای رمز و امضا و یا به همراه امضای دیجیتال
8. داشتن سیستم امانت دهی جهت امانت دادن نسخه های چاپی و دیجیتالی پرونده های موجود
9. پشتیبانی از نمایش بیش از ۲۵۰ فرمت فایل
10. طراحی انواع فرم های ورود اطلاعات فارسی و انگلیسی توسط کاربر

جمع‌بندی

یک بایگانی دیجیتال خوب بر پنج اصل استوار است:

نام‌گذاری استاندارد → دسته‌بندی صحیح → جستجوی سریع → امنیت → نسخه پشتیبان

مهم‌ترین ترفند این است که از همان روز اول قانون مشخصی برای نام فایل، دسته‌بندی و ثبت اطلاعات اسناد داشته باشید؛ چون اصلاح یک بایگانی نامرتب بعد از چند سال بسیار دشوارتر است.

دو گزینه شناخته‌شده ایرانی برای بایگانی و مدیریت اسناد سازمانی:

1. نرم‌افزار اسناد دیدگاه چارگون
   برای سازمان‌ها و شرکت‌هایی که حجم زیادی سند دارند مناسب است. امکاناتی مثل دسته‌بندی اسناد، جستجو، کنترل نسخه‌ها، سطح دسترسی و مدیریت چرخه اسناد دارد.
2. نرم‌افزار مدیریت مستندات فراگستر
   برای آرشیو و بایگانی اسناد، پوشه‌بندی، برچسب‌گذاری، ورود گروهی فایل‌ها، جستجوی پیشرفته و تعیین سطح دسترسی کاربرد دارد و با اتوماسیون اداری فراگستر نیز یکپارچه می‌شود.

برای سازمان‌های بزرگ و ساختار اداری گسترده، دیدگاه چارگون گزینه قابل‌توجهی است. اگر علاوه بر بایگانی، اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات هم برایتان مهم باشد، فراگستر ارزش بررسی بالایی دارد.

کاربران گرامی! چنانچه شما نرم افزارهای دیگری را می شناسید در بخش نظرات، آنها را به ما معرفی نمایید تا لیست بالا را تکمیل نماییم.